Cuando un empleado deja la empresa, su cuenta de G Suite permanecerá activa hasta que el administrador de G suite diga lo contrario (la deshabilite). Los correos seguirán llegando a su buzón de entrada, la sincronización en su dispositivo móvil también seguirá realizándose y todos los documentos de Google Drive seguirán mostrando al empleado como propietario de todos los archivos.
El administrador G Suite necesita asegurar la cuenta, guardar/salvar la data de dicho empleado y transferir la información a las cuentas necesarias. Aquí te dejo los 5 pasos de cómo se debe hacer.
1. Asegura el acceso
a. Lo primero que se debe hacer es eliminar la conectividad que tiene la cuenta con dispositivos móviles. Accede a tu cuenta administradora en la consola de administración G Suite en https://admin.google.com, selecciona Usuarios, luego el nombre del usuario y por último Cuenta. Al final de las opciones mostradas encontrarás los Dispositivos móviles conectados a dicha cuenta. Selecciona entre Borrar los datos de este dispositivo o Eliminación remota de esta cuenta. Repite este proceso para todos los dispositivos móviles conectados.
b. Segundo, cambiar la contraseña del usuario. Asegúrate de tener anotada la nueva clave porque la necesitarás luego.
c. Seleccionar Borrar las cookies de acceso para obligar al usuario a rehacer el login en todos sus dispositivos.
d. Luego, presiona Mostrar más (está al final de las opciones) y selecciona Seguridad. Revoca el acceso a todas las aplicaciones en Acceso autorizado, así como las Contraseñas específicas de aplicación. En otro punto, te recomiendo deshabilitar la Verificación de dos factores (si está activada, obvio).
e. Por último, entra a la cuenta del usuario que se marchó con la contraseña nueva que pusiste y elimina cualquier teléfono o dirección de correo asociado para recuperación. Normalmente abriría una nueva ventana de incognito, luego voy a https://myaccount.google.com, y accedo como el usuario. Selecciona Información personal y privacidad, dirígete a Información personal, y allí quita cualquier dirección de correo externo y número de teléfonos asociados a la cuenta.
Ahora contarás con el control total de la cuenta del empleado y del mismo modo, estarías impidiéndolo de poder acceder a su data.
2. Guarda la data
Utiliza Google Takeout para salvar toda la información atada a la cuenta. Abre en tu navegador web una nueva ventana de incognito, ve a https://google.com/takeout y accede con la cuenta del empleado. Selecciona la data que deseas exportar y luego Siguiente. Para exportar la data deja todo seleccionado. Sin embargo, si hay una gran cantidad de data deberás de incrementar el máximo segmento de archivo. El tamaño por default (fabrica) son 2 GB, con opciones de hasta 50 GB. Luego Crear archivo.
Después que el archivo es creado, Google te enviará un correo a la cuenta del empleado. Puedes verificar el correo y luego seguir el link que te proveerán para descargar el archivo con la data. Guarda bien estos archivos. Algunas empresas mantienen este tipo de archivos en un dispositivo de almacenamiento seguro y lo guardan junto al record de recursos humanos del empleado.
Ahora ya cuentas con una copia de toda la información del empleado.
3. Transfiere la data
Para transferir los archivos y correos deberás de acceder como administrador de G Suite.
Con el servicio de migración de datos de G Suite, un super administrador puede transferir los correos desde una cuenta G Suite a otra. Accede a la consola de administración G Suite (https://admin.google.com), selecciona Migración de datos y selecciona correo, luego presiona continuar. Seleccionar G Suite como Origen de migración y luego provee los datos del super administrador. (Si tiene activa la verificación de dos factores para el super administrador - lo cual deberías - tendrás que generar una contraseña específica de aplicación.) Luego de, deberás seleccionar la fuente y el destino para proceder con el proceso de migración.
Un administrador también puede transferir la propiedad de los archivos. Para realizar la transferencia deberás acceder a la consola de administración, luego Aplicaciones > G Suite > Drive y documentos > Transferir la propiedad. Luego completa la fuente y cuenta de destino. (Otra forma de transferir los archivos es mover todos los archivos desde el Google Drive del empleado a Team Drive compartido. La propiedad de los archivos cambiará del propietario a equipo cuando los archivos sean movidos a Team Drive. Estos archivos permanecerán allí aún cuando la cuenta propietaria sea eliminada.)
Para transferir los Grupos de Google y/o Sitios web deberás crear otra cuenta como propietario.
Accede a https://groups.google.com con la cuenta del empleado, selecciona un grupo y luego presiona el icono de configuración del grupo, y selecciona Membresía y configuración de correo, luego transferir propietario. Más adelante podrás convertir a otro miembro del grupo en propietario.
De la misma forma se hace para los Sitios Clásicos de Google, entrando a https://sites.google.com, seleccionas un sitio web y luego presionas configuración, haces clic en Compartir y permisos, y luego invita a otra persona en la organización a ser el propietario del sitio.
Si quieres transferir contactos o calendarios, primero deberás exportar la data y luego importarla dentro de la cuenta deseada.
Para exportar los contactos solo debes acceder a la cuenta del usuario en https://contacts.google.com y clic en Más > Exportar (en el menú del lado izquierdo). Necesitarás entrar a la versión clásica de Google Contacts, selecciona el menú Más y luego Exportar. Para importar los contactos en otra cuenta entra en https://contacts.google.com y haz clic en Más > Importar (en el menú del lado izquierdo), y por último selecciona el archivo exportado.
Para exportar eventos del calendario, entras con el usuario a https://calendar.google.com en el navegador. Desde la lista de calendarios en Mis calendarios del lado izquierdo de la página, haz clic en la flecha del lado derecho del calendario, luego selecciona configuración de Calendario y expórtalo. Guarda el archivo.
Para añadir eventos a un calendario ya existente solo debes de ir a https://calendar.google.com y seleccionar el símbolo de la tuerca (lado superior derecho) para entrar a configuraciones, selecciona Calendarios y luego lo importas.
4. Elimina la cuenta
Ahora si que ya puedes eliminar la cuenta del empleado. Accede a la consola de administrador, selecciona Usuarios y luego el menú con los tres puntos verticales a la derecha del usuario y por último Eliminar.
5. Añade un alias a la dirección
Esto es opcional. Si la cuenta del empleado a eliminar sirve como cuenta para acceder a alguna página web o servicio, quizás te gustaría mantenerla como cuenta activa pero con un alias. De tal forma, puedes recuperar el acceso a esos sitios de una manera más fácil.
Para añadir un alias solo debes acceder a la consola de administrador G Suite, seleccionar Usuarios y luego al usuario a crear el alias, luego Cuentas y por último Añadir debajo de Alias. Añade el alias a la cuenta deseada. Si ya has eliminado la cuenta te recomienda que esperas hasta que la vieja cuenta esté totalmente libre antes de crear el alias.
He utilizado este proceso varias veces en transferencias de datos en G Suite. Siempre sigo estos pasos para asegurarme de haber controlado tanto el acceso a la cuenta como la exportación de la data. Aunque regularmente estoy transfiriendo solo algunos archivos ya que la mayorías de las veces, los clientes no optan por mover los contactos o calendarios a otras cuentas.
Espero que esta guía sea de gran ayuda para ti y/o tu lugar de trabajo.